Upplýsingatækni/Groove

Inngangur

Groove frá Microsoft er forrit sem miðar að því að gera alla hópvinnu einfaldari og betri, hvort sem er í skóla eða vinnu. Hugmyndin er í raun mjög einföld, ef það á að fara að byrja á nýju verki eða annarri hópvinnu þá er bara búið til nýtt „workspace“ eða vinnusvæði. Allir þeir sem skráðir eru inná slíkt svæði hafa aðgang að öllum þeim upplýsingum sem settar eru þangað inn og í rauntíma ef nettenging er virk. Hægt er að vinna á skjölum þar inni beint án þess að sækja eitthvað sérstaklega. Þess fyrir utan eru margir aðrir möguleikar sem einnig er hægt að nýta t.d. spjall, spjall, sameiginlegt dagatal og teikniborð svo fátt eitt sé nefnt. Ég mun hér rétt renna yfir grunnuppsetningu, stofnun á nýju vinnusvæði og hvernig hægt er að setja upp þinn notanda í annarri vél á einfaldan máta.

Að nálgast Groove

Þar sem Groove er frá Microsoft þá er það ekki frítt. Það er hægt að kaupa það eitt og sér frá Microsoft.com og einnig fylgir það með stærri gerðum Office-pakka svo sem Enterprice og professional. Þeir sem eru í skóla framhalds eða háskóla ættu að kanna hvort skólin sé ekki með frítt skólaleyfi. Svo dæmi sé tekið þá er Háskólin í Reykjavík með slíkt leyfi.

Að setja upp groove

Ef þú ert með Enterprice eða Professional office þá er bara að setja office diskinn aftur í tölvuna og muna eftir að haka við Groove í valglugga office. Eina sem þarf að gera er að setja inn lykilnúmer Microsoft (kemur upp um leið og diskurinn er settur í) og að samþykkja þá skilmála sem nefndir eru í uppsetningu. Ef þú færð forritið stakt þá er það alveg eins nem að þú þarft ekki að velja neitt þar sem eingöngu Groove er í uppsetningunni.

Búa til notanda

Þegar uppsetningu er lokið þá er ekkert eftir annað en að ræsa forritið. Í upphafi þurfum við að búa okkur til okkar notanda. Þennan notanda getum við notað í þeirri vél sem við erum í.

Eftir að forritið hefur verið ræst þá fáum við upp glugga sem lítur svona út. Þar sem þú ert nýr notandi þá veljum við „Create a new Groove account“ og veljum svo next. [1]

Næsti gluggi er hugsaður fyrir fyrirtæki sem eru með fyrirfram ákveðna Groove- þjóna (servera). Fyrir þann eru tveir efri valmöguleikarnir. Við skulum ekkert hugsa um þá og velja þann þriðja sem heitir „I don‘t have a Groove Account Configuration Code“ og velja next. [2]

Í þriðja glugganum setjum við inn persónulegar upplýsingar sem og búum til lykilorð. Notendanafn inná Groove er síðan netfangið þitt. Eftir að allt er komið inn þá veljum við next. [3]

Í loka glugganum kemur síðan spurning hvort þú viljir vera skráður inná Groove „símaskrá“. Þó svo að þú samþykkir að vera inná skránni þá sér engin neitt inná vélinni þinni, heldur sér það aðeins að þú ert til og geta boðið þér inná sýn vinnusvæði. Þú einn getur boðið inná vinnusvæði sem búin eru til á þinni vél. Það er betra, ef mikið af þínu samstarfsfólki eða samnemendum er að nota Groove, að skrá sig á þessa skrá það einfaldar vinum þínum að finna þig. Eftir að þessu er lokið þá kemur upp spurning hvort þú vilji horfa á stutt myndskeið um Groove. Ég mæli með því. [4]

Launchbar

[5] Þegar þú hefur stofnað þér notanda þá færðu upp glugga sem kallast Launchbar. Þessi gluggi heldur utan um öll þau vinnusvæði sem þú hefur aðgengi að. Ef þú ert að ræsa á nýjum notanda þá er ekkert inni. Launchbar skiptist upp í eftirfarandi

• Workspaces. Þar sérðu hvaða svæði eru virk og hvaða svæði þú ert hættur að nota. Ef einhver er inná vinnusvæðinu þá eru þeir merktir með fjölda númeri aftan við nafn svæðisins. Ef bendillinn er settur yfir þá færðu einnig nafn þeirra.
• Contacts. Þar sérðu hverjir eru á línunni (online) hverju sinni. ATH þarna eru þú eingöngu þeir sem eru meðlimir á einhverju vinnusvæði sem þú ert með aðgengi að.
• Menubar. Hann inniheldur allar stillingar á forritinu og notanda en ekki stillingar á vinnusvæðunum sjálfum. Á menu getur þú líka sent tengiliðum þínum skilaboð eða sent upplýsingar um þig á tölvupósti til aðila sem ekki er þegar inná Groove svæðum þínum. Vinnusvæðin sjálf innihalda allar stillingar sem tilheyra þeim.

Workspace

[6] Undir File er að finna skipunina „New“ og undir henni „Workspace“. Ekki velja „Worspace from“ fyrr en þið hafið kynnt ykkur hvernig vinnusvæði virkar. Þegar þetta hefur verið gert birtist nýr gluggi sem býður uppá þrjá valmöguleika. Ef verkefnið sem á að vinna er til skemmri tíma er best að velja staðlað „Standard“ . Staðlað vinnusvæði er góður kostur vegna þess að þá ertu ekki endilega að opna fyrir breytingar á skrárkerfi þínu. Allar skrár sem unnið er með vinnast inná tímabundnum möppum(temp) og geymast þar bæði hjá þér sem og hjá öðrum sem eru með aðgang að svæðinu. „FileSharing“ möppu deiling virkar þannig að þú notar einhverja möppu sem til er nú þegar til staðar í skráarkerfi þínu, og deilir henni út til allra inná vinnusvæðinu. Ef vinna á verkefni til lengri tíma er seinni kosturinn fýsilegri. Template er fyrir þá sem eru lengra komnir og vita hvað þeir vilja á sýn vinnusvæði. [7]

Veljum staðlað, Gefum vinnusvæðinu nafn og smellum á OK. Þá fáum við upp nýja vinnu svæðið. [8] Megnið af glugganum sem kemur upp er ætlað undir skrár og möppur. Um þennan glugga gilda sömu reglur eins og í Windows(nafnagift, DragAndDrop og fl). Eina sem ekki má fara þarna inn eru skrár sem eru keyranlegar *.exe *.bat og fleiri. Til að leyfa þær þarftu að breyta öryggisstillingum Groove.Þessi gluggi er í samræmingu í rauntíma ef þú átt við eða bætir við einhverri skrá þá sjá allir það strax. Ef einhver annar en þú breytir skrá þá sérðu það strax vegna þess að sú skrá og hennar yfirmöppur fá rauða stjörnu framan við nöfn þeirra. Einnig sérðu líka hver það var sem breytti skránni aftan við nafn hennar. Til að losna við stjörnuna þarf einungis að skoða skjalið.[9]

Hægra megin í glugganum sérðu hverjir eru inná svæðinu núna einnig er spjall gluggi þar sem hægt er að spjalla við alla á svæðinu. Þeir sem ekki eru tengdi við svæðið sjá allt spjall um leið og þeir fara inná svæðið. Neðst á glugganum eru svo þeir eiginleikar sem þú hefur valið til að vera á svæðinu. Í upphafi eru einungis tveir eiginleikar í boði (File og Discussion) en það er lítið mál að bæta við nýjum eiginleikum á hnappi sem er við hliðina á Discussion. Endilega kynnið ykkur alla þessa valmöguleika og eiginleika þeirra.

Tengiliðir

Nýr tengiliður

[10] Nú er aðeins eitt eftir til þess að byrja að fara vinna á Groove. Það er að bæta við vinum til að bjóða inná svæðið þitt. Til þess að gera það þá skulum við aftur fara í Launchbar-gluggann. Þar velurðu flipann contacs eða tengiliðir og á honum ofan við „Active“ er tengill sem segir „Add Contact“, við skulum velja hann. Þá fáum við upp glugga sem bíður okkur uppá að leita að tengiliðum þarna getur þú leitað að vinum eða hópmeðlimum þínum eftir nafni eða netfangi. Eina sem þarf að muna er að haka við „Include Public Groove Directory“. ATH tengiliður sem þú leitar að þarf að vera með Groove uppsett og vera inná „símaskránni“ (sjá ofar) til að hann birtist þarna. Þegar þú hefur fundið réttan tengilið þá velur þú „Add“ og þá er það komið. Viðkomandi fær boð frá þér og staðfestir eða hafnar þeim. Á meðan birtist viðkomandi tengiliður sem „offline“.

Tengiliður inná Vinnusvæði

[11] Síðan er að bæta þessum nýja vini inná vinnusvæðið. Það er gert inná vinnusvæðinu sjálfu hægra megin undir „Workspace Members“. Þar er lítill „Drop down gluggi sem segjir „Invite to Workspace“. Þar velur þú þann sem þú vilt inná þetta tiltekna svæði og styður svo á „GO“. Hægt er að gefa þessum nýja meðlim hlutverk inná vinnusvæðinu. Þetta hlutverk er í raun hvað viðkomandi má gera inná vinnusvæðinu. Guest er með minnst og Manager með mest. Þá er bara að staðfesta þetta og senda. Viðkomandi tengiliður dettur svo inn næst þegar hann fer inná Groove og samþykkir boðið.

Að Lokum

Þetta er langt frá því að vera tæmandi listi yfir alla þá möguleika sem eru í boði á Groove en þetta á að duga þér til að byrja að koma þér að af stað. Sá sem þetta skrifar notar Groove gríðarlega mikið við skóla. Ég er í fjarnámi og oft eru hópverkefni í gangi þar sem meðlimir eru annað hvort ekki við á sama tíma eða ekki á sama stað. Þetta gerir mér kleift að brúa það bil umtalsvert. Möguleikar fyrir kennara að nýta sér þetta eru líka miklir. Til að mynda í veiga miklum verkefnum þá geta nemendur boðið kennaranum að vera gestur inná viðkomandi vinnusvæði. Þá getur kennari verið þægilega innan handar og hefur aðgengi í grunnupplýsingar varðandi verkefnið sem unnið er að.

Ég vona innilega að þetta nýtist ykkur í leik eða starfi..

--Barbari 8. febrúar 2009 kl. 17:41 (UTC)