Hvað er bókhald

<- Aftur í efnisyfirlit fyrir Wikibækur kennaranema

Höfundur Harpa Halldórsdóttir

Uppruni bókhalds

Saga bókhalds er nátengd sögu verslunar og viðskipta. Minjar um skráningu á verðmætum og tölulegum upplýsingum hafa fundist frá þeim tímum að verkaskipting og viðskipti komu til sögunnar.

Elstu heimildir um tvíhliða bókhald eru bækur fjármálastjórnarinnar í Genúa á Ítalíu árið 1340. Tvíhliða bókhald er upprunnið frá Ítalíu en þaðan breiddist notkun þess norður um Evrópu, til Þýskalands, Englands og Hollands. Þannig færðu t.d. Hansakaupmenn tvíhliða bókhald á 14. og 15. öld.

Fyrstu lög sem voru sett um færslu bókhalds eru frönsk frá árinu 1673, með þeim var öllum kaupmönnum gert skylt að færa bókhald og semja efnahagsreikning annað hvert ár, sem og að geyma fylgigögn.

Á 19. öld urðu framfarir við færslu bókhalds með tilkomu dálkadagbókar, þá var einnig farið að taka tillit til afskrifta framleiðslutækja og nota lausblaðakerfi við færslu ýmissa undirbóka.

Hér á landi var bókhaldsskylda fyrst lögleidd árið 1911 með lögum um verslunarbækur. Þau lög sem nú eru í gildi eru frá árinu 2001. Þar er kveðið á um hverjir séu bókhaldsskyldir og hvaða bækur skuli nota. Almennt má segja að allir þeir sem eru með einhvern atvinnurekstur séu skyldugir til að færa bókhald, sama hvert formið er á atvinnurekstrinum. Sama má segja um öll félög, stofnanir og sjóði sem hafa á hendi fjáröflun eða fjárvörslu.

Hvað er bókhald?

Skipta má bókhaldi í fjóra þætti

1. Bókfærsla

2. Kostnaðarútreikningur

3. Uppgjör og töluskýrslur

4. Rekstraráætlanir

Segja má að bókfærsla sé skráning á öllum viðskiptum fyrirtækis við umhverfi sitt í þar til gerðar bækur og skráning á tilfærslum fjármuna og fjármagns innan fyrirtækisins.

Hver er tilgangurinn?

Mikilvægt er fyrir fyrirtæki að hafa góða reglu á bókhaldinu sínu svo hægt sé að átta sig á stöðu fyrirtækisins.

Skilar fyrirtækið hagnaði eða stefnir það í tap?

Hve miklir peningar eru handbærir?

Eru til nægar vörubirgðir og fl.?

Bókhaldið þarf að vera þannig skipulagt að þessar upplýsingar séu aðgengilegar með stuttum fyrirvara. Í bókhaldslögunum kemur fram að bókhaldi skuli haga þannig að það gefi sundurliðaðar upplýsingar um rekstur og efnahag, sem þarfir eigenda, lánadrottna og hins opinbera kunni að krefjast.

Bókhaldsbækur

Hvort sem bókhaldið er fært í bækur eða á tölvu, eru vinnan og hugtökin þau sömu. Munurinn er aðeins fólginn í vinnuaðferðum og vissulega gefur tölvan bókaranum meiri möguleika á sundurliðun og geymslu en samt sem áður framkvæmir bókarinn sama verknaðinn.

Það eru tvenns konar bækur notaðar við bókfærslu. Dagbók og Höfuðbók.

Dagbækur eru oftast fyrirferðarmiklar, þar er notuð heil opna í hvert sinn og í opnunni er hægt að færa 6-12 reikninga í einu. Í dagbókina eru færð öll dagleg viðskipti fyrirtækisins.

Í höfuðbókina eru niðurstöður dagbókar flokkaðar eftir reikningum og þar hefur hver reikningur sína síðu. Úr upplýsingum úr höfuðbókinni er gerður efnahagsreikningur og rekstrarreikningur sem segja til um stöðu fyrirtækisins á ákveðnum tímapunkti.

Reikningar

Reikningar í bókhaldi eru fyrst og fremst tvíhliða töludálkar. Þessar hliðar hafa verið nefndar ýmsum nöfnum, svo sem innhlið og úthlið, plúshlið og mínushlið en algengast er að þessir dálkar séu kallaðir "debet" og "kredit".

Það er óþarfi að skilja hvað þessi orð þýða. Það sem skiptir máli er að muna að debet er vinstri dálkurinn og kredit er hægri dálkurinn. Í grófum dráttum er hægt að segja að debetdálkurinn snúist um það sem kemur inn í fyrirtækið en kreditdálkurinn um það sem fer út úr fyrirtækinu.

                             Sjóðsreikningur     Bankareikningur
                          |___________________|_____________________|
                          | DEBET   | KREDIT  |   DEBET | KREDIT    |

Skipta má reikningunum í fjóra flokka eftir eðli þeirra eða eftir fjórum undirstöðuhugtökum bókfærslunnar. Þessi fjögur undirstöðuhugtök eru gjöld, tekjur, eignir og skuldir.

Fjórir flokkar reikninga eru því

1.Gjaldareikningar

2.Tekjureikningar

3.Eignareikningar

4.Skuldareikningar

Hver einstök viðskipti eru skráð á tvo reikninga og þá alltaf í debethlið annars og kredithlið hins. Í bókhaldi eru fáar og einfaldar grundvallarreglur, sú mikilvægasta er að: Alltaf er fært jafn mikið í debet og kredit

Efnahagsreikningur og rekstrarreikningur

Þegar komið er að uppgjöri eru dagbókardálkarnir lagðir saman og niðurstöðurnar fluttar í höfuðbókina. Það fer þannig fram að settir eru upp tveir nýir reikningar í höfuðbókina: efnahagsreikningur og rekstrarreikningur.

Þessir tveir reikningar eru nokkurs konar safnreikningar þar sem mismun annarra reikninga er safnað saman eftir því sem við á. Debethlið efnahagsreiknings er fyrir eignir en kredithliðin fyrir skuldir. Á rekstrarreikningi er debethliðin fyrir gjöld en kredithliðin fyrir tekjur. Reiknaður er út mismunur hvers reiknings um sig og hann fluttur á efnahags- eða rekstrarreikning eftir því sem við á.

Þannig er mismunur eignareikninga fluttur í debethlið efnahagsreiknings og mismunur skuldareikninga fluttur í kredithlið efnahagsreikningsins. Efnahagsreikningurinn sýnir þá stöðu fyrirtækisins í lok ákveðins tímabils.

Mismunur gjaldareikninga er fluttur í debethlið rekstrarreiknings og mismunur tekjureikninga er fluttur í kredithliðina. Rekstrarreikningurinn sýnir afkomu fyrirtækisins yfir eitthvert ákveðið tímabil, þ.e. hvort hagnaður eða tap hefur orðið á tímabilinu.

Heimildir

Tómas Bergsson.2002. Bókfærsla 1A. Iðnú